Jede Farbe hat innerhalb der Statusanzeige eine ihr fest zugewiesene Position in der Reihenfolge von links nach rechts: rot-gelb-grün-blau
Die Bedeutung der Farben:
Der Inhalt oder die Eigenschaften des Dokuments befinden sich noch in der Bearbeitung.
- Prüfung (GELB) - optional
Die Bearbeitung ist abgeschlossen. Einige Dokumente müssen vor der Freigabe zunächst durch eine weitere Person geprüft werden (Vier-Augen-Prinzip).
Die Bearbeitung (und ggf. Prüfung) ist abgeschlossen. Dokumente in diesem Status werden nicht mehr geändert und sind dauerhaft im System gespeichert. Es kann sich immer nur eine Dokumentversion im Status Freigabe befinden.
Wenn eine freigegebene Version durch eine neuere Version ersetzt wird, erhält die zuvor freigegebene Version den Status Archiv. Es können somit auch mehrere alte Versionen eines Dokuments den Status "Archiv" haben.
Abhängig von den gesetzten Berechtigungen kann es sein, dass der Zugriff auf ein Dokument/Akte abhängig vom jeweiligen Status ist und man nicht alle Versionen eines Dokument sehen kann.