Wenn Sie ein persönliches Exchange-Postfach besitzen oder Zugriff auf ein nicht personenbezogenes Exchange-Postfach haben, können Sie sich an der Outlook Web App (OWA) anmelden und im Adressbuch in vielen Fällen die fehlenden Informationen ermitteln.

Besitzen Sie ein persönliches Exchange-Postfach, dann erfolgt die Anmeldung direkt auf der OWA-Startseite. Wenn Sie nur Zugriff auf eine Shared Mailbox haben, dann bildet sich die Zugangsadresse aus der OWA-Adresse gefolgt von der E-Mail-Adresse des Exchange-Postfachs. Im Adressbuch unter dem Reiter Organisation sind die jeweiligen Manager aufgelistet - außer im Falle einer Room Mailbox. Der Alias, den Sie benötigen, um das nicht personenbezogene Exchange-Postfach in Outlook oder per IMAP in einem E-Mail-Client einzurichten, wird an dieser Stelle nicht angezeigt. Wenn Sie allerdings ein persönliches Exchange-Postfach besitzen, dieses als Exchange-Konto eingerichtet haben und die Zugriffe auf den Autodiscover-Dienst nicht unterbunden sind, dann wird das nicht personenbezogene Exchange-Postfach automatisch verbunden, sobald Sie Zugriffsrechte erteilt bekommen haben.

In Outlook können Sie sowohl den Manager als auch den Alias nachschlagen. Im globalen Adressbuch befinden sich die Manager ebenfalls im Reiter Organisation. Hier wird allerdings nur ein Manager angezeigt. Die weiteren Manager bei Verteiler können über die OWA eingesehen werden (siehe weiter oben). Ein nicht personenbezogenes Exchange-Postfach kann delegierte Manager haben, welche aber nur für den Manager und den delegierten Manager selbst im IdM-Self-Service sichtbar sind. Der Alias ist auf dem Reiter Allgemein aufgeführt.

Manchmal ist nur die E-Mail-Adresse der Ressource bekannt und nicht der Anzeigename aus dem globalen Adressbuch, um die weiter oben beschriebene Suche durchführen zu können. In solchen Fällen können Sie sich behelfen, indem Sie eine neue Nachricht öffnen und die Adresse als Empfänger eingeben. In der OWA wird die Adresse sofort in den Anzeigenamen aufgelöst, im Gegensatz zu Outlook, bei dem Sie dies über Namen prüfen (Alt+K) manuell anstoßen müssen.

Auch wenn der präferierte Lösungsweg jener über den Manager sein sollte, kann man sich dabei von Kollegen, die Outlook bereits eingerichtet haben oder ein persönliches Exchange-Postfach besitzen, helfen lassen. Notfalls hilft auch eine Anfrage an den Exchange-Support unter exchange@fau.de.