Wenn ein Postfach noch nicht im Adressbuch zu sehen ist, dann führt es in der Regel zu Problemen beim Versand von Nachrichten oder bei deren Einrichtung als primäre Absenderadresse.

Wenn Sie versuchen, einen Kollegen anzuschreiben, dessen Postfach bereits erstellt wurde, man aber die Einträge nicht im Adressbuch sieht, ist das der eine Fall. Bei der Person selbst treten sehr selten Probleme auf, da beim Einrichten des Outlook-Profils zwangsläufig die aktuelle Version vom globalen Adressbuch heruntergeladen wird.

Wesentlich häufiger tritt folgendes Problem auf:
Sie versuchen, aus einer Shared Mailbox, die im Laufe des Tages erstellt wurde, eine Nachricht zu versenden. In der OWA ist das Adressbuch immer aktuell. Falls der Eintrag da noch nicht sichtbar ist, dann wenden Sie sich bitte an exchange@fau.de. Die lokale Outlook-Installation ist in der Regel im Cache-Modus und somit auf eine zwischengespeicherte Version des Adressbuchs angewiesen. Diese wird nachts immer aktualisiert und von den Clients heruntergeladen. 

Es kann auch schon mal vorkommen, dass die Zugriffs- und Sendeberechtigungen noch nicht vom Manager umgesetzt sind und der Anwender voreilig ist. Viel seltener ist der Fall, dass die Rechte zwar vom Manager erteilt wurden, diese aber fehlgeschlagen sind.