Die Exchange-Administratoren können überprüfen, ob Sie die Berechtigungen für die entsprechende Shared Mailbox besitzen. Falls diese noch nicht erteilt sind, muss der Benutzer die Berechtigungen beim jeweiligen Manager der Shared Mailbox beantragen. Es gibt grundsätzlich drei Wege, um auf eine Shared Mailbox zuzugreifen: Microsoft Outlook, ein anderer E-Mail-Client oder über die Weboberfläche Outlook Web App (OWA).

Im Outlook wird die Shared Mailbox automatisch verbunden, sofern das persönliche Exchange-Postfach auch als Exchange-Postfach verbunden ist und der Autodiscover-Zugriff genehmigt wurde. Falls diese Voraussetzungen erfüllt sind, empfehlen wir, sich kurz mit uns in Verbindung zu setzen, damit die Zugriffsrechte geprüft werden können. Falls Sie den Autodiscover-Dienst nicht nutzen möchten, dann müssen Sie die Shared Mailbox manuell verbinden.

Dasselbe gilt auch für den Einsatz über IMAP. In diesem Fall müssen Sie aber bei den Kontoeinstellungen auf Neu gehen und das Konto gemäß Exchange-Postfach: Zugriff mit POP3, IMAP und SMTP einrichten.

Bei OWA können Sie oben rechts auf das Personen-Symbol gehen und Weiteres Postfach öffnen ... auswählen, falls Sie bereits über ein persönliches Exchange-Postfach verfügen. Wenn nicht, dann geht es nur über die direkte URL. Diese können Sie ebenfalls bei dem jeweiligen Manager der Shared Mailbox anfragen.
Sie können auf eine Shared Mailbox auch mit einem beliebigen E-Mail-Programm per IMAP-Protokoll zugreifen. Die Anleitung finden Sie unter Exchange-Postfach: Zugriff mit POP3, IMAP und SMTP. Sie benötigen lediglich den Alias der Shared Mailbox. Dieser kann Ihnen auch vom Manager mitgeteilt werden.