Hier muss man zwischen Personen mit FAU Beschäftigungsverhältnis (HiWi/SHK und nicht an der FAU studierende Praktikanten) und solchen ohne (Studierende die im Rahmen eines Praktikums/Projekts auf so eine Shared Mailbox zugreifen müssen) unterscheiden.

Personen mit FAU Beschäftigungsverhältnis können ein persönliches Exchange-Postfach über das IdM beantragen und der Inhalt wird vom FAUMail-Postfach (Dovecot) in das Exchange-Postfach migriert. Der Zugriff von Personen ohne FAU Beschäftigungsverhältnis erfolgt nur über den direkten Outlook Web App (OWA) Link (die Manager sehen es auf der Self Service Seite https://www.idm.fau.de/gmail/exchange/myExchangeServices) oder wahlweise in einem Mailprogramm, wo man die Shared Mailbox eingerichtet hat. Die Anleitung befindet sich unter Verwalten des Exchange-Postfachs mit POP, IMAP und SMTP .

Das Vorhandensein eines persönlichen Exchange Postfachs ist KEINE zwingende Voraussetzung zur Nutzung einer Shared Mailbox - auch wenn dies die Arbeit mit der Shared Mailbox an einigen Stellen vereinfacht.

Wenn Personen ohne persönliches Exchange Postfach mit einer Shared Mailbox arbeiten sollen, ist es zwingend notwendig, nach der Rechtevergabe diesen Personen auch die im Self Service angezeigte direkte URL mitzuteilen. Die URL wird gebildet aus https://groupware.fau.de/owa gefolgt von der E-Mail Adresse der Shared Mailbox (z.B. https://groupware.fau.de/owa/zzz-muster-smb@fau.de)

Im Fall das kein FAU Beschäftigungsverhältnis besteht (nur studentische Zugehörigkeit), kann keine persönliche Exchange Mailbox zur Verfügung gestellt werden. In diesem Fall kann über den direkten OWA Link darauf zugegriffen werden. Ein Link in der OWA an sich ist nicht möglich, da kein Exchange Mailbox vorhanden ist. Verwendung vom Outlook für den Abruf des FAUMail-Postfachs führt nicht dazu, dass die Shared Mailbox verbunden wird. Das automatische Verbinden wird durch die persönliche Exchange Mailbox gesteuert. Man kann wahlweise eine Mailprogramm benutzen, wo man dann die Shared Mailbox einrichtet.